Délivrance

DéfinitionDélivrance

La délivrance comprend l'analyse de la demande et la préparation des DM .

Analyse de la demande

Cette analyse vise à s'assurer de la conformité de la demande au regard à la fois des besoins exprimés, des règles internes et des exigences réglementaires notamment pour les Dispositifs Médicaux Implantables.

L'analyse de la demande consiste à déterminer l'adéquation d'un dispositif médical à l'utilisation souhaitée.

Cette analyse repose à la fois :

  • Sur la notion préalable de référencement au livret thérapeutique de l'établissement qui tiendra compte de la politique des dispositifs médicaux stériles dans les établissements de santé, des protocoles de soins et des référentiels de bon usage en vigueur dans l'établissement de santé.

  • Sur l'habilitation du service et / ou de l'utilisateur final

RemarquePolitique de référencement

Elle tiendra compte du rapport bénéfice/risque, du caractère innovant du Dispositif Médical et/ou de la technologie, de son positionnement dans la stratégie existante, de son intérêt dans le cadre de la réduction du risque iatrogène, des données médico-économiques...

Préparation des DM

Elle est assurée par la PUI :

  • soit à partir des DM stockés à la PUI,

  • soit à partir de dispositifs médicaux non stockés réceptionnés à la PUI

Les dispositifs médicaux stockés sont délivrés globalement à l'unité de soins en renouvellement d'une dotation préalablement définie par le pharmacien et le médecin responsable de l'unité de soins ou à défaut celui désigné par l'ensemble des prescripteurs concernés.

Cette délivrance peut être aussi, de façon exceptionnelle, réalisée nominativement suite à une prescription explicite écrite.

La délivrance est assurée dans des conditions respectant le maintien de l'état stérile : conditionnement, équipement de délivrance, équipements de rangement et conditions de rangement.

Cas particuliers des DM implantables

Lors de la délivrance d'un dispositif médical implantable, la PUI satisfait aux exigences réglementaires et de traçabilité sanitaire en enregistrant la date de cette délivrance.

  • A la réception, sont enregistrées les données suivantes :

    • l'identification de chaque dispositif médical : dénomination, référence, numéro de série ou de lot, nom du fabricant ou de son mandataire

  • A la délivrance ces données sont corrélées à :

    • la date de la délivrance du dispositif médical au service utilisateur

    • l'identification du service utilisateur.

Lors de la pose d'un DMI, le praticien ou par délégation un personnel de soin, enregistre les données réglementaires de traçabilité sanitaire, à savoir :

  • l'identification du dispositif médical : dénomination, référence, numéro de série ou de lot, nom du fabricant ou de son mandataire

  • la date d'utilisation

  • Le nom du médecin ou du chirurgien-dentiste utilisateur

Par ailleurs, pour les DMI inscrits sur la liste des produits remboursés en sus, le praticien indique les éléments de justification de sa prescription

A sa sortie de l'établissement, le patient reçoit une information documentée contenant les éléments suivants :

  • l'identification du dispositif médical utilisé : dénomination, référence, numéro de série ou de lot, nom du fabricant ou de son mandataire

  • Le lieu et la date d'utilisation ;

  • Le nom du médecin ou du chirurgien-dentiste utilisateur

SyntaxeObjectifs de la traçabilité

La traçabilité des DM permet ainsi de répondre à divers objectifs :

  • sécurité sanitaire (matériovigilance),

  • sécurité sanitaire et financière (bon usage, facturation & remboursement)

  • logistique et scientifique.

FondamentalINSTRUCTION N° DGOS/PF2/2015/200 du 15 juin 2015

En 2015, la DGOS a diffusé une instruction suite à une enquête menée l'année précédente sur la mise en œuvre des obligations réglementaires en matière de traçabilité dans les Établissements de santé. Un certaine nombre de recommandations ont été édictées. 

MéthodeTraçabilité en pratique - système d'information

La traçabilité pour être le plus efficace possible doit s'appuyer sur un système d’information interopérable et partagée entre tous les acteurs. Il est nécessaire que l’enregistrement à chaque étape s'appuie sur un système d'identification sans équivoque. 

Le nouveau règlement européen prévoit, article 27, pour toute l'union européenne le recours à un système d’identification unique des DM (IUD[2]). Il précise " les établissements de santé enregistrent et conservent, de préférence par des moyens électroniques, l'IUD des dispositifs qu'ils ont fournis ou qu'on leur a fournis, si ces dispositifs font partie des dispositifs implantables de classe III" .

AttentionLes fondamentaux

  1. L'IUD doit être utilisé systématiquement en excluant tout autre système d'identification

  2. La traçabilité doit être réalisée en temps réel à chaque étape et par chaque acteur

  3. Les enregistrement nécessaires à la traçabilité doivent être informatisés, en s'appuyant à la fois sur un système d'information interopérable et sur des systèmes d'acquisition des données adaptés à la lecture des IUD

MéthodeTraçabilité en pratique - Ressources humaines

Des moyens humains doivent être dédiés :

  • tant pour les enregistrements à chaque étape (réception, délivrance, utilisation, gestion des DMI périmés, retours aux fournisseurs...)

  • que pour leurs contrôles (contrôle continu des données saisies, inventaires, audits, contrôle des stocks,...).

Une organisation interne doit être mise en place pour :

  • Engager une meilleure communication entre les différents acteurs intervenant dans le circuit du DMI en identifiant :

    • un « référent traçabilité sanitaire» dans chaque unité de soins réalisant des poses de DMI

    • un préparateur en pharmacie référent par service utilisateur.

  • Effectuer des contrôles sous forme

    • de suivi continu des données enregistrées tout au long du circuit du DMI (PUI et services de soin) ;

    • d'inventaires périodiques menés au niveau de la PUI et des services utilisateurs avec contrôle des dénominations, numéros de lot ou de série et vérification de la correspondance entre les stocks physiques et informatiques ;

    • d'audits réguliers au niveau des services utilisateurs afin de vérifier la présence des informations de traçabilité (et notamment la dénomination, le numéro de lot ou de série du DMI posé) dans les dossiers médicaux des patients.