Délivrance
Définition : Délivrance
La délivrance comprend l'analyse de la demande et la préparation des DM .
Analyse de la demande
Cette analyse vise à s'assurer de la conformité de la demande au regard à la fois des besoins exprimés, des règles internes et des exigences réglementaires notamment pour les Dispositifs Médicaux Implantables.
L'analyse de la demande consiste à déterminer l'adéquation d'un dispositif médical à l'utilisation souhaitée.
Cette analyse repose à la fois :
Sur la notion préalable de référencement au livret thérapeutique de l'établissement qui tiendra compte de la politique des dispositifs médicaux stériles dans les établissements de santé, des protocoles de soins et des référentiels de bon usage en vigueur dans l'établissement de santé.
Sur l'habilitation du service et / ou de l'utilisateur final
Remarque : Politique de référencement
Elle tiendra compte du rapport bénéfice/risque, du caractère innovant du Dispositif Médical et/ou de la technologie, de son positionnement dans la stratégie existante, de son intérêt dans le cadre de la réduction du risque iatrogène, des données médico-économiques...
Préparation des DM
Elle est assurée par la PUI :
soit à partir des DM stockés à la PUI,
soit à partir de dispositifs médicaux non stockés réceptionnés à la PUI
Les dispositifs médicaux stockés sont délivrés globalement à l'unité de soins en renouvellement d'une dotation préalablement définie par le pharmacien et le médecin responsable de l'unité de soins ou à défaut celui désigné par l'ensemble des prescripteurs concernés.
Cette délivrance peut être aussi, de façon exceptionnelle, réalisée nominativement suite à une prescription explicite écrite.
La délivrance est assurée dans des conditions respectant le maintien de l'état stérile : conditionnement, équipement de délivrance, équipements de rangement et conditions de rangement.
Texte légal : BPPH - arrêté du 2 juin 2001
Les locaux ou zones de distribution des dispositifs médicaux stériles sont adaptés au mode de distribution choisi dans le respect de la réglementation et permettent leur livraison dans leur emballage secondaire.
Si les unités d'emploi doivent être extraites de leur emballage secondaire, leur protection est assurée de façon à maintenir les qualités de l'emballage primaire et du dispositif médical stérile.
Si elles sont ré-emballées dans un nouvel emballage secondaire, les mentions figurant sur le précédent emballage secondaire sont reportées sur le nouvel emballage secondaire.
Cas particuliers des DM implantables
Lors de la délivrance d'un dispositif médical implantable, la PUI satisfait aux exigences réglementaires et de traçabilité sanitaire en enregistrant la date de cette délivrance.
A la réception, sont enregistrées les données suivantes :
l'identification de chaque dispositif médical : dénomination, référence, numéro de série ou de lot, nom du fabricant ou de son mandataire
A la délivrance ces données sont corrélées à :
la date de la délivrance du dispositif médical au service utilisateur
l'identification du service utilisateur.
Lors de la pose d'un DMI, le praticien ou par délégation un personnel de soin, enregistre les données réglementaires de traçabilité sanitaire, à savoir :
l'identification du dispositif médical : dénomination, référence, numéro de série ou de lot, nom du fabricant ou de son mandataire
la date d'utilisation
Le nom du médecin ou du chirurgien-dentiste utilisateur
Par ailleurs, pour les DMI inscrits sur la liste des produits remboursés en sus, le praticien indique les éléments de justification de sa prescription
A sa sortie de l'établissement, le patient reçoit une information documentée contenant les éléments suivants :
l'identification du dispositif médical utilisé : dénomination, référence, numéro de série ou de lot, nom du fabricant ou de son mandataire
Le lieu et la date d'utilisation ;
Le nom du médecin ou du chirurgien-dentiste utilisateur
Syntaxe : Objectifs de la traçabilité
La traçabilité des DM permet ainsi de répondre à divers objectifs :
sécurité sanitaire (matériovigilance),
sécurité sanitaire et financière (bon usage, facturation & remboursement)
logistique et scientifique.
Texte légal : La Traçabilité
Code de la Santé Publique articles R 5212-36 à R 5212-43 exercés dans le cadre de la Matériovigilance.
Art R 5212-36 : La matériovigilance comporte, pour les dispositifs médicaux dont la liste est fixée par arrêté[1] du ministre chargé de la santé sur proposition du directeur général de l'Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé, des règles de traçabilité depuis la réception des dispositifs médicaux dans la structure sanitaire ou de chirurgie esthétique où ils seront utilisés jusqu'à leur utilisation chez le patient.
Ces règles ont pour objet de permettre d'identifier rapidement :
1° Les patients pour lesquels les dispositifs médicaux d'un lot ont été utilisés ;
2° Les lots dont proviennent les dispositifs médicaux utilisés chez un patient.
Texte légal : Qui est responsable de la transmission de l'information documentée au patient ?
CSP art R 1112-1 :
Le directeur de l'établissement veille à ce que toutes mesures soient prises pour assurer la communication des informations définies à l'article L. 1111-7.
Les informations relatives à la santé d'une personne lui sont communiquées, selon les cas, par le médecin responsable de la structure concernée ou par tout membre du corps médical de l'établissement désigné par lui à cet effet ou par le médecin responsable de la prise en charge du patient. En l'absence de ce dernier, la communication est assurée par le ou les médecins désignés à cet effet par la commission ou la conférence médicale.
Texte légal : Lettre de liaison
CSP Art R1112-1-2
I.-Lors de la sortie de l'établissement de santé, une lettre de liaison, rédigée par le médecin de l'établissement qui l'a pris en charge, est remise au patient par ce médecin, ou par un autre membre de l'équipe de soins mentionnée au 1° de l'article L. 1110-12 qui l'a pris en charge, et qui s'assure que les informations utiles à la continuité des soins ont été comprises.
Dans le respect des dispositions des articles L. 1110-4 et L. 1111-2, la lettre de liaison est transmise le même jour, au médecin traitant et, le cas échéant, au praticien qui a adressé le patient. Elle est adressée par messagerie sécurisée répondant aux conditions prévues à l'article L. 1110-4-1, ou par tout moyen garantissant la confidentialité des informations, et versée dans le dossier médical partagé du patient si ce dossier a été créé.
II.-Cette lettre de liaison contient les éléments suivants :...
3° Synthèse médicale du séjour précisant le cas échéant, les événements indésirables survenus pendant l'hospitalisation, l'identification de micro-organismes multirésistants ou émergents, l'administration de produits sanguins ou dérivés du sang, la pose d'un dispositif médical implantable ;
Fondamental : INSTRUCTION N° DGOS/PF2/2015/200 du 15 juin 2015
En 2015, la DGOS a diffusé une instruction suite à une enquête menée l'année précédente sur la mise en œuvre des obligations réglementaires en matière de traçabilité dans les Établissements de santé. Un certaine nombre de recommandations ont été édictées.
Méthode : Traçabilité en pratique - système d'information
La traçabilité pour être le plus efficace possible doit s'appuyer sur un système d’information interopérable et partagée entre tous les acteurs. Il est nécessaire que l’enregistrement à chaque étape s'appuie sur un système d'identification sans équivoque.
Le nouveau règlement européen prévoit, article 27, pour toute l'union européenne le recours à un système d’identification unique des DM (IUD[2]). Il précise " les établissements de santé enregistrent et conservent, de préférence par des moyens électroniques, l'IUD des dispositifs qu'ils ont fournis ou qu'on leur a fournis, si ces dispositifs font partie des dispositifs implantables de classe III" .
Attention : Les fondamentaux
L'IUD doit être utilisé systématiquement en excluant tout autre système d'identification
La traçabilité doit être réalisée en temps réel à chaque étape et par chaque acteur
Les enregistrement nécessaires à la traçabilité doivent être informatisés, en s'appuyant à la fois sur un système d'information interopérable et sur des systèmes d'acquisition des données adaptés à la lecture des IUD
Méthode : Traçabilité en pratique - Ressources humaines
Des moyens humains doivent être dédiés :
tant pour les enregistrements à chaque étape (réception, délivrance, utilisation, gestion des DMI périmés, retours aux fournisseurs...)
que pour leurs contrôles (contrôle continu des données saisies, inventaires, audits, contrôle des stocks,...).
Une organisation interne doit être mise en place pour :
Engager une meilleure communication entre les différents acteurs intervenant dans le circuit du DMI en identifiant :
un « référent traçabilité sanitaire» dans chaque unité de soins réalisant des poses de DMI
un préparateur en pharmacie référent par service utilisateur.
Effectuer des contrôles sous forme
de suivi continu des données enregistrées tout au long du circuit du DMI (PUI et services de soin) ;
d'inventaires périodiques menés au niveau de la PUI et des services utilisateurs avec contrôle des dénominations, numéros de lot ou de série et vérification de la correspondance entre les stocks physiques et informatiques ;
d'audits réguliers au niveau des services utilisateurs afin de vérifier la présence des informations de traçabilité (et notamment la dénomination, le numéro de lot ou de série du DMI posé) dans les dossiers médicaux des patients.